Sales report templates: going for gold met deze 6 rapporten.

In veel b2b bedrijven leggen verkopers zich vooral toe op prospectie. Hiervoor gaan ze buiten hun eigen organisatie op zoek naar nieuwe opportuniteiten. Maar wist je dat de meest succesvolle verkopers meer business winnen omdat ze vooral naar de eigen werking kijken? Je staat er niet altijd bij stil, maar als bedrijf zit je op een berg informatie die je helpt beter in te spelen op de noden en het gedrag van leads met een betere fit. Gevolg: je gaat deals met meer waarde aan een hogere snelheid afronden. In deze blog krijg je een aantal must-have rapporten om meer uit je sales te halen.

De goudmijn

De plek bij uitstek om het gedrag van leads te analyseren, is je CRM-software. Een omgeving waarmee je als verkoper vertrouwd bent. Zonder CRM-pakket kan je onmogelijk zicht hebben op de activiteiten van je salesteam en de historiek van de leads die je hebt bewerkt. Wil je dus beter worden, moet je inzicht hebben en dit kan enkel met een centraal systeem waarmee je een aantal rapporten systematisch kan evalueren. Rapporten zien er niet in elke omgeving hetzelfde uit, maar de 6 rapporten die ik hier deel kan je in de meeste CRM-tools zonder veel moeite raadplegen en gebruiken:

 

  1. Contacten
  2. Accounts
  3. Lifecycle stage funnel
  4. Omzet
  5. Closed/Lost deals
  6. Aangepaste rapporten

1. Contacten

Alles wat je in verkoop doet is voornamelijk gelinkt aan "contacten", het goud van elk CRM-systeem. De contacten zijn niet enkel leads. Ook partners en klanten volg je verder op zodat zij op hun beurt, via word-of-mouth, nieuwe leads kunnen aantrekken.

 

contact source report

 

In een contactrapport zie je bij voorkeur een overzicht van de contactpersonen in je database in combinatie met een aantal gedetailleerde filters:

 

  • Pipeline fase: kwalificatie, eerste meeting, voorstel ontvangen, mondeling akkoord, gewonnen...
  • Oorspronkelijke bron: offline (beurs, netwerk event...), online advertentie, e-mail marketing, social...
  • Vertical/industrie
  • Functie
  • Datum waarop er laatst contact is geweest.

Het contactrapport geeft je inzicht in je ideale klant, hoe die bij je is terechtgekomen, welk gedrag zo iemand vertoont, waar je eventueel nog extra inspanningen moet leveren en welke kanalen misschien meer aandacht nodig hebben om het nog beter te doen.

2. Accounts

B2b aankoopbeslissingen binnen een bedrijf worden in vele gevallen niet door één enkele beslissingsnemer genomen. Beperk je dus niet enkel tot de analyse van de individuele contacten, dan kan je immers het overzicht verliezen op andere leads die in hetzelfde bedrijf werken en actief deelnemen aan het beslissingsproces. Daarom is het handig om naast een overzicht van de contacten, ook een account rapport te draaien, zeker als je account based marketing (ABM) gaat toepassen.

Interessante rapporten zijn o.a. hoe bedrijven bij je zijn terechtgekomen en hoe lang je gemiddeld nodig had om een deal af te sluiten of welke conversies het meest hebben bijgedragen tot opbrengst.

 

AVERAGE DAYS TO CLOSE RAPPORT

 

Dit soort informatie helpt je te zien welke lead generation technieken het meest opbrengen en in welke je eventueel nog meer kan investeren met een maximaal rendement.

3. Lifecycle stage funnel

Dit rapport geeft inzicht in welke fase van het aankoopproces je leads  zich bevinden. Vervolgens kan je verder filteren op dienst, product, via welk kanaal de lead is binnengekomen... en zo de voortgang analyseren en vergelijken.

 

deal stage funnel

 

Stel je daar de conversieratio's naast, dan kan je analyseren op welke onderdelen je misschien nog beter kan. Merk je bijvoorbeeld dat je vlot doorstroomt tot de fase van presentatie en offerte, maar de deals niet volgen, kan dit betekenen dat de offertes niet duidelijk zijn of niet overeenkomen met wat er eerder besproken is. Misschien is dit een kans om de kwaliteit van de offertes te verbeteren. Of blijkt dat je na het indienen van een offerte hoge conversieratio's hebt maar dat er doorgaans heel weinig deals worden aangemaakt, kan je met marketing bekijken hoe je meer nieuwe, kwalitatieve leads kan aantrekken om de resultaten gunstig te beïnvloeden.

4. Omzet

We zullen er niet flauw over doen, op het einde van de rit is "revenue" - liefst terugkerende - het hoogste goed dat elke verkoper drijft. Het is dus van belang om te kijken hoe je omzet evolueert t.a.v. je objectieven. Vervolgens ga je die gegevens afzetten tegenover de bron (formulier, landing page, cta...) en wie of wat verantwoordelijk was voor de omzet.

 

recurring revenue

 

Door de bronnen en triggers van je omzet beter te begrijpen - sociale media, e-mailmarketing, betaald of organisch zoeken, enz. - kan je je inspanningen toespitsen op de onderdelen die je de meeste omzet opleveren. Het rapport helpt je ook om toekomstige objectieven vast te leggen en voorspelbaarheid in je beslissingen in te bouwen.

5. Closed/Lost deals

Het aantal gewonnen en verloren deals geven je realtime-inzicht in hoe goed je t.a.v. je eigen benchmarks, of die uit je sector, erin slaagt deals af te ronden. Zo weet je wie verantwoordelijk is voor genoemde deals en hoe je afsluitratio zich verhoudt tot benchmarks uit de branche of de doelen van je team.

 

Deals closed vs goal-1

6. Aangepaste rapporten

Met de vijf bovenstaande rapporten ben je al een eind op weg om beter inzicht te krijgen in je sales- en marketinginspanningen, maar je kan nog een aantal extra rapporten overwegen waarmee je iets meer voorspelbaarheid in je pipeline kan stoppen.

Andere statistieken die je in een aangepast salesrapport kunt opnemen, zijn:

 

  • Gemiddelde waarde van een deal: het kan je helpen om  in te schatten hoeveel leads je moet aantrekken om extra omzet te genereren.
  • Doorlooptijd van een gemiddelde deal om te kunnen weten of je moet investeren in extra capaciteit.
  • Kosten per acquisitie van klanten.
  • Gemiddeld aantal activiteiten (calls, mails, meeting) per vertegenwoordiger om te kunnen kijken hoe je de administratieve last kan verlagen en de efficiëntie kan verhogen.
  • Gewonnen en gesloten deals en waarom een deal is misgelopen.

 

Sales activity on target accounts

 

Het is een wetmatigheid: hoe meer inzicht je in je data krijgt, hoe meer je cijfers zullen verbeteren. Daarom een warme oproep om je CRM-software ten volle te benutten. Indien je CRM-systeem goed is opgezet en de administratieve last tot een minimum is herleidt, krijg je met een paar clicks geweldige inzichten. Het zal de performantie van je salesteam in positieve zin beïnvloeden én je krijgt meer grip op toekomstige omzet.

Benut je de rapportering in je huidig systeem te weinig of gebruik je nog geen CRM-software? Onze specialisten helpen je graag met de optimalisatie van je salesproces en je CRM-tool. Start alvast met een eerste intakegesprek.

 

Deel deze blogpost